那些年,我在美商當專案管理師的甘苦談

修改時間:2022年9月11日 23:03

內容

作者:加速器光源碩士班電子組 彭少宏


大家好,我是彭少宏,跟大家分享我在美商祥茂光電(AOI)當專案管理師(Project Manager, PM)的心得。心得分成五個部分:公司介紹、職位介紹及工作內容、習得的技能與收穫、心得、給學弟妹的建議。


一、公司介紹


祥茂光電是一間 1997 年設立在美國德州的公司,公司產品為光收發模組(Transceiver),台灣分公司於 2004 年創立於林口。公司更詳細的資訊可以在官網上看到,我想以內部員工的角度來向大家介紹祥茂光電。
公司文化的部分,祥茂光電的總部雖然設立於美國德州,但創辦人是台灣人,所以是一間美商皮台灣骨的公司,台灣分公司全部都是台灣人,在公司內交談及email 往來也都是用中文。餐點的部份,公司補助每個人中餐費用 80 元,公司的中餐只有自助餐,但是可以吃到飽,還有附水果跟飲料,美味度我覺得不錯。晚餐也是自助餐,也可以吃到飽,也有提供水果跟飲料,但要自費。生活的部分,公司有籃球場、健身房、遊戲間等設施,社團則有有熱舞社、籃球社、有氧拳擊等等,員工可以自由選擇。我當時是參加熱舞社,熱舞社每週會聘請舞蹈老師教大家基礎的舞蹈動作。


二、職位介紹及工作內容


我的職稱是專案管理師,我隸屬於專案管理部。專案管理部下面有三個課,一個課約 2~4 人,三個課共約 10 人。專案管理部的頭是資深經理,而每個課由資深課長/課長/副課長帶領,我當是在專案一課,專案一課負責公司最新的研發產品。
我的工作內容主要有以下三個:
1.處理最新研發專案遇到的各種問題
我負責的專案的成員,加我總共 6 位,其中有 5 位是研發工程師,他們分別是:電子工程師、機構工程師、光學工程師、韌體工程師。除了跟他們合作,我還要跟業務人員、採購人員、物料人員、財會人員合作,一起解決遇到的困難。
2.每週主持專案進度會議

每週我都要召開並主持專案會議,會議前,我會請各研發人員準備投影片報告他們的進度及困難,在聽他們報告時我要記錄重點,並思考我要怎麼幫他們解決。專案會議結束後,我還要寫會議記錄,並在當天下班前寄出,專案人員根據會議記錄來做接下來的行動。除此之外,我每周也要向課長及協理報告專案進度。
3.準備研發人員需要用的原料
如果公司內沒有庫存的話,我要請採購人員向供應商要免費的樣品,如果供應商不願意提供,我就要請採購人員向供應商購買。因為研發人員需要一直用原料,所以我會需要一直準備原料。準備原料的同時,我也會࿿࿿建立起產品的原料組成表,給之後負責大量生產時的工程人員參考。


三、習得的技能與收穫


1.專業知識&資料檢索能力&自學能力
我們公司的產品是光通訊收發模組(Transevier),理解產品所需要的專業知識有:通訊原理、電路學、電子學、光學等等,而這些知識我在大學的時候都沒有學過,所以我得自己讀主管給我的書及淺顯易懂的論文,然後,各種問人,問資深的 PM、研發人員、採購人員、業務人員、工程人員等等,雖然辛苦,但我對光通訊收發模組的知識以及自學能力得到顯著的提升。
2.磨練傾聽/溝通/思考能力
PM 最主要的任務是維持專案(新產品的開發)的進度,而專案會牽涉到很多部門,所以每天會花不少時間跟其他部門的人互動,尤其是研發部門。常常要去了解專案成員的進度,此時就要試著聽出對方回應中真正的進度與困難,以及和對方溝通任務重要性和緊急性,更重要的是:PM 要常常去思考事物間的關聯性,與更深層的原因(至少要能連續回答三個為什麼),否則專案的進度會很容易延遲,以及方向會飄移不定。這過程提供了我一個磨練傾聽/溝通及思考的機會。
3.磨練決策能力
專案進行中會遇到很多意料之外的狀況,而 PM 最主要的任務又是維持專案的進度,所以 PM 經常要決定如何處理意外,這提供了我一個磨練決策能力的機會。舉準備原料為例,如果原料的庫存不夠用,我就要請採購人員詢問供應商能法提供免費的原料樣品,如果供應商不願意,我就要請採購人員購買原料。總之,PM 每天都要處理意外。
4.了解一間公司的整體運作
專案的目標是開發有客戶需求的新產品,而產生新產品需要公司各部門的合作,所以,PM 要去了解整間公司各個部門是如何合作去完成一個新產品,這個過程磨練我看事情格局。此外,我還要去了解光通訊產業的上下游,去了解公司產品的供應商、客戶、競爭對手。
5.培養開會能力
跟我合作的專案成員都是研發人員,他們的年紀大我 4~10 歲,而我每週要主持專案會議,在會議中,我要了解他們的進度,他們遇到什麼困難,而我可以怎麼幫他們解決,要用哪個方式解決。


四、心得


1.職場的產出要求準時與符合品質
學生時期,不管是作業或報告,有時超過 deadline 才繳交,教授大多會接受,頂多扣一點分數,所以容易養成覺得只要有交,但超過 deadline 也沒關係的認知。但學校與職場最大的不同是:學生時期的產出的品質和交期不管如何,只要最終結果大於等於 60 分(研究所是 70 分,論文的話只要教授同意給畢業就好)即可,不會有人因此受到影響。但在職場,每一個工作者的產出的品質跟交期,都會影響另一位工作者,小則影響部門運作,大則影響公司獲利。所以在職場的產出要絕對地準時與要有足夠的品質。
2.在校期間要加強自學能力
在學校,尤其是在大學階段,有固定的老師在固定的時間和地點,教導固定進度的知識,但在職場,往往是主管丟給部屬專業書籍、技術文件,或論文等資料要求自讀,然後在一定的時間(通常都不長)後要求有產出(抽考,或解決某個問題),所以要習
က自動、獨立地學習。
3.要習
က在吵雜的環境下學習
在學校時的學習環境通常很安靜,例如在圖書館或實驗室,但職場的環境通常很吵雜,身旁的同事可能在講電話或跟別人討論,還會不時被來自己座位找自己的人打斷原本在做的事情,所以要習
က在吵雜的環境下學習。

五、給學弟妹的建議


如果只能給學弟妹一個建議的話,我會說:儘早思考自己的專長、興趣,以及未來工作的樣貌(工作內容、壓力、薪水等等),越確定自己的職涯目標、工作動機、自我定位,未來在工作時的動機會越高,擁有更好的工作品質,實習是一個體驗自己對於某個工作是否感興趣、是否上手的機會。為什麼建議大家儘早思考、體會呢?分享如下:

在 PM 這個崗位上,我常常覺得昏頭轉向,因為事情一直變化,我的主管說PM 最大的價值不在於管控進度,而是做出適當的決斷,那要怎麼做出適當的判斷呢?仰賴自己經常深度思考個人定位、專案方向。再來,在我試用期期間,主管給了我很多的作業,到了試用期後期,我常常
無法準時或如質交出作業,為什麼?因為我沒有提早準備,我沒有每天做一點,那我為什麼沒這麼做?這跟個人的工作動機有關。或者,我常常覺得專案進度一直延遲,為什麼會延遲,當然是因為事情一直出現變化,那要怎麼應付變化?當初在規劃的時候就要留餘裕,以及,規劃的時候就要問有執行經驗的人,向他們了解工作單元,以及每一個工作單元大約需要的工作時間。那怎麼讓自己一直願意請教別人?除了要有自信與勇氣外,更重要的是自己對於工作的動機。最後,因為剛開始做一份工作的時候,會有很多需要補強的知識與技能,不可能利用上班時間來補強,那自然就要利用下班時間,那要如何避免:覺得下班時間是自己的時間,我才不要用來學工作的事情呢?這也跟自己的職涯規劃、工作動機有關。
以上我列的這幾點,都反映出職涯規劃,以及工作是否符合自己的專長與興趣的重要性。所以,在找工作前,盡量把這些點思考清楚,思考的越清楚,以上我說的那些情況就會處理得越好。
最後,祝學弟妹們都能找到理想的工作!

 

作者:加速器光源碩士班電子組 彭少宏


大家好,我是彭少宏,跟大家分享我在美商祥茂光電(AOI)當專案管理師(Project Manager, PM)的心得。心得分成五個部分:公司介紹、職位介紹及工作內容、習得的技能與收穫、心得、給學弟妹的建議。


一、公司介紹


祥茂光電是一間 1997 年設立在美國德州的公司,公司產品為光收發模組(Transceiver),台灣分公司於 2004 年創立於林口。公司更詳細的資訊可以在官網上看到,我想以內部員工的角度來向大家介紹祥茂光電。
公司文化的部分,祥茂光電的總部雖然設立於美國德州,但創辦人是台灣人,所以是一間美商皮台灣骨的公司,台灣分公司全部都是台灣人,在公司內交談及email 往來也都是用中文。餐點的部份,公司補助每個人中餐費用 80 元,公司的中餐只有自助餐,但是可以吃到飽,還有附水果跟飲料,美味度我覺得不錯。晚餐也是自助餐,也可以吃到飽,也有提供水果跟飲料,但要自費。生活的部分,公司有籃球場、健身房、遊戲間等設施,社團則有有熱舞社、籃球社、有氧拳擊等等,員工可以自由選擇。我當時是參加熱舞社,熱舞社每週會聘請舞蹈老師教大家基礎的舞蹈動作。


二、職位介紹及工作內容


我的職稱是專案管理師,我隸屬於專案管理部。專案管理部下面有三個課,一個課約 2~4 人,三個課共約 10 人。專案管理部的頭是資深經理,而每個課由資深課長/課長/副課長帶領,我當是在專案一課,專案一課負責公司最新的研發產品。
我的工作內容主要有以下三個:
1.處理最新研發專案遇到的各種問題
我負責的專案的成員,加我總共 6 位,其中有 5 位是研發工程師,他們分別是:電子工程師、機構工程師、光學工程師、韌體工程師。除了跟他們合作,我還要跟業務人員、採購人員、物料人員、財會人員合作,一起解決遇到的困難。
2.每週主持專案進度會議

每週我都要召開並主持專案會議,會議前,我會請各研發人員準備投影片報告他們的進度及困難,在聽他們報告時我要記錄重點,並思考我要怎麼幫他們解決。專案會議結束後,我還要寫會議記錄,並在當天下班前寄出,專案人員根據會議記錄來做接下來的行動。除此之外,我每周也要向課長及協理報告專案進度。
3.準備研發人員需要用的原料
如果公司內沒有庫存的話,我要請採購人員向供應商要免費的樣品,如果供應商不願意提供,我就要請採購人員向供應商購買。因為研發人員需要一直用原料,所以我會需要一直準備原料。準備原料的同時,我也會࿿࿿建立起產品的原料組成表,給之後負責大量生產時的工程人員參考。


三、習得的技能與收穫


1.專業知識&資料檢索能力&自學能力
我們公司的產品是光通訊收發模組(Transevier),理解產品所需要的專業知識有:通訊原理、電路學、電子學、光學等等,而這些知識我在大學的時候都沒有學過,所以我得自己讀主管給我的書及淺顯易懂的論文,然後,各種問人,問資深的 PM、研發人員、採購人員、業務人員、工程人員等等,雖然辛苦,但我對光通訊收發模組的知識以及自學能力得到顯著的提升。
2.磨練傾聽/溝通/思考能力
PM 最主要的任務是維持專案(新產品的開發)的進度,而專案會牽涉到很多部門,所以每天會花不少時間跟其他部門的人互動,尤其是研發部門。常常要去了解專案成員的進度,此時就要試著聽出對方回應中真正的進度與困難,以及和對方溝通任務重要性和緊急性,更重要的是:PM 要常常去思考事物間的關聯性,與更深層的原因(至少要能連續回答三個為什麼),否則專案的進度會很容易延遲,以及方向會飄移不定。這過程提供了我一個磨練傾聽/溝通及思考的機會。
3.磨練決策能力
專案進行中會遇到很多意料之外的狀況,而 PM 最主要的任務又是維持專案的進度,所以 PM 經常要決定如何處理意外,這提供了我一個磨練決策能力的機會。舉準備原料為例,如果原料的庫存不夠用,我就要請採購人員詢問供應商能法提供免費的原料樣品,如果供應商不願意,我就要請採購人員購買原料。總之,PM 每天都要處理意外。
4.了解一間公司的整體運作
專案的目標是開發有客戶需求的新產品,而產生新產品需要公司各部門的合作,所以,PM 要去了解整間公司各個部門是如何合作去完成一個新產品,這個過程磨練我看事情格局。此外,我還要去了解光通訊產業的上下游,去了解公司產品的供應商、客戶、競爭對手。
5.培養開會能力
跟我合作的專案成員都是研發人員,他們的年紀大我 4~10 歲,而我每週要主持專案會議,在會議中,我要了解他們的進度,他們遇到什麼困難,而我可以怎麼幫他們解決,要用哪個方式解決。


四、心得


1.職場的產出要求準時與符合品質
學生時期,不管是作業或報告,有時超過 deadline 才繳交,教授大多會接受,頂多扣一點分數,所以容易養成覺得只要有交,但超過 deadline 也沒關係的認知。但學校與職場最大的不同是:學生時期的產出的品質和交期不管如何,只要最終結果大於等於 60 分(研究所是 70 分,論文的話只要教授同意給畢業就好)即可,不會有人因此受到影響。但在職場,每一個工作者的產出的品質跟交期,都會影響另一位工作者,小則影響部門運作,大則影響公司獲利。所以在職場的產出要絕對地準時與要有足夠的品質。
2.在校期間要加強自學能力
在學校,尤其是在大學階段,有固定的老師在固定的時間和地點,教導固定進度的知識,但在職場,往往是主管丟給部屬專業書籍、技術文件,或論文等資料要求自讀,然後在一定的時間(通常都不長)後要求有產出(抽考,或解決某個問題),所以要習
က自動、獨立地學習。
3.要習
က在吵雜的環境下學習
在學校時的學習環境通常很安靜,例如在圖書館或實驗室,但職場的環境通常很吵雜,身旁的同事可能在講電話或跟別人討論,還會不時被來自己座位找自己的人打斷原本在做的事情,所以要習
က在吵雜的環境下學習。

五、給學弟妹的建議


如果只能給學弟妹一個建議的話,我會說:儘早思考自己的專長、興趣,以及未來工作的樣貌(工作內容、壓力、薪水等等),越確定自己的職涯目標、工作動機、自我定位,未來在工作時的動機會越高,擁有更好的工作品質,實習是一個體驗自己對於某個工作是否感興趣、是否上手的機會。為什麼建議大家儘早思考、體會呢?分享如下:

在 PM 這個崗位上,我常常覺得昏頭轉向,因為事情一直變化,我的主管說PM 最大的價值不在於管控進度,而是做出適當的決斷,那要怎麼做出適當的判斷呢?仰賴自己經常深度思考個人定位、專案方向。再來,在我試用期期間,主管給了我很多的作業,到了試用期後期,我常常
無法準時或如質交出作業,為什麼?因為我沒有提早準備,我沒有每天做一點,那我為什麼沒這麼做?這跟個人的工作動機有關。或者,我常常覺得專案進度一直延遲,為什麼會延遲,當然是因為事情一直出現變化,那要怎麼應付變化?當初在規劃的時候就要留餘裕,以及,規劃的時候就要問有執行經驗的人,向他們了解工作單元,以及每一個工作單元大約需要的工作時間。那怎麼讓自己一直願意請教別人?除了要有自信與勇氣外,更重要的是自己對於工作的動機。最後,因為剛開始做一份工作的時候,會有很多需要補強的知識與技能,不可能利用上班時間來補強,那自然就要利用下班時間,那要如何避免:覺得下班時間是自己的時間,我才不要用來學工作的事情呢?這也跟自己的職涯規劃、工作動機有關。
以上我列的這幾點,都反映出職涯規劃,以及工作是否符合自己的專長與興趣的重要性。所以,在找工作前,盡量把這些點思考清楚,思考的越清楚,以上我說的那些情況就會處理得越好。
最後,祝學弟妹們都能找到理想的工作!